În fiecare zi, 183 miliarde de e-mail-uri sunt trimise în lume. Vă vom spune cum să vă asigurați că scrisoarea dvs. nu este pierdută în masa generală. Și astfel încât destinatarul nu numai că nu la trimis în coș, dar, de asemenea, ia răspuns pozitiv. Regulile de a scrie o scrisoare de afaceri vor fi utile pentru toată lumea. Fără excepție. CUM SUNT INCEPUT SCRISORUL?
Este necesar să începem în mod tradițional: "Dragă Ivan Sergeevich, salut!" A existat un caz în care o mare companie în corespondența sa a schimbat apelul clasic "Dragă" la "Dragă". Și, deși, se pare, din punct de vedere emoțional, apelul a devenit mai cald, partenerii au fost atenți. În nici un caz, nu folosiți expresia "Timpul cel bun al zilei" ca un salut - în primul rând, nimeni nu vorbește în viață și, în al doilea rând, puteți avea impresia că nu vă pasă când se primește scrisoarea.
Pot sa folosesc scrisori de zambet?
Dacă scrisoarea este adresată unui străin și este de natură comercială, zâmbetele pot crea un sentiment de familiaritate în destinatar. În scrisorile informale adresate colegilor, zâmbetele nu sunt interzise. Cu toate acestea, dacă există informații în scrisoarea pe care într-o zi ar putea avea nevoie directorul executiv al companiei dvs., gândiți-vă dacă doriți ca paranteza zâmbitoare să-i prindă ochiul?
CUM NU PERMITE EMOȚIILE NEGATIVE PENTRU AFECȚIA TONEI LITERATURILOR?
Când sunteți nemulțumiți de ceva, dar nu doriți să întrerupeți relația cu vinovatul apariției emotiilor negative, dar veți avea un dialog constructiv cu el, nu trimiteți imediat scrisoarea. Să citim textul unui coleg care nu este implicat în conflict sau să îl trimiteți mai târziu când poți scrie o scrisoare neutră în ton.
În ce cazuri ar trebui să specificați scrisorile?
O scrisoare ar trebui să aibă întotdeauna o temă. Acest lucru oferă mesajul de stare și de multe ori economisește de la obținerea de spam. Subiectul ar trebui să fie scurt și capabil să vă indice către dvs. sau la subiectul colaborării dvs. cu destinatarul. De exemplu, dacă ați întâlnit un client la o conferință, pe un forum sau pe o expoziție, este logic să presupunem că în cutia sa vor apărea numeroase litere cu subiectul "ofertă" sau "cooperare". Prin urmare, reamintiți-i mai bine numele sau numele companiei. Și dacă ați cunoscut mult timp, atunci în subiectul scrisorii indicați subiectul muncii în echipă sau cu ocazia corespondenței: "întrebarea ...", "comentariu despre ..."
ESTE DUMNEAVOASTRĂ SĂ UITĂ DE LA LIMBA OFICIALĂ PENTRU UNEFICIAL?
Dacă ați primit o scrisoare scrisă într-un ton strict de afaceri, atunci trebuie să răspundeți în același mod. Neglijați această regulă de a scrie o scrisoare de afaceri nu ar trebui să fie.
Experiența arată că tranziția de la o limbă oficială la una informală în corespondența de afaceri conduce adesea la o interacțiune ineficientă. Va fi dificil să discutați problemele de afaceri și să încurajați partenerii să își îndeplinească obligațiile dacă comunicarea cu aceștia a devenit una prietenoasă. Limba oficială ajută la menținerea distanței și rezolvarea eficientă a problemelor. Stilul formal ajută să fie corect în primul rând în propriile declarații, ceea ce duce la rezultate mai bune.
ESTE UN METODĂ DE A CONSTANTĂ ADRESA RAPIDĂ LA TRIMITEREA RĂSPUNSORII?
În loc să scrieți în subiect "urgent" sau "cu promptitudine", este mai bine să specificați în textul scrisorii intervalul exact în care doriți să primiți un răspuns. De exemplu: "Vă cer să răspundeți până la o astfel de dată" sau "Vă rog cu toată seriozitatea să informați cu privire la decizia dvs. nu mai târziu de această dată. Nu încercați să accelerați procesul prin a spune destinatarului să aștepte răspunsul: "Sper că îți dau consimțământul" sau "Urg să răspunzi afirmativ". Oferă persoanei posibilitatea de a gândi singur.
ÎN FIECARE CAZ, UTILIZAȚI IMPORTANT IMPORTANT?
Acest instrument ar trebui utilizat doar atunci când cazul menționat în scrisoare este cu adevărat urgent și important nu numai pentru dvs., ci și pentru destinatarul dumneavoastră. Crezi că toate cazurile sunt așa? Marcați toate scrisorile dvs. de internet cu steaguri roșii și semne de exclamație - greșite. Amintiți-vă povestea despre un cocoș și un lup: când aveți într-adevăr nevoie să citiți imediat o scrisoare, aceasta va fi ignorată.
CUM SĂ ÎNTREBIȚI CORECT ÎN SCRISĂ ÎN CARE CONȚINE DEFECT?
Dacă sunteți forțat să refuzați ceva, nu începeți mesajul cu o declarație de eșec. Descrieți pe scurt motivele deciziei dvs. și clarificați faptul că, în anumite circumstanțe, este posibil să reveniți la examinarea problemei. Mulțumesc pentru interesul care ți-a fost dat, exprimă regretul cu privire la un astfel de rezultat al cazului și termină scrisoarea pe o notă pozitivă, de exemplu, "Doresc succes".
Ce trebuie să faceți în cazul în care litera este prea lungă?
Structurați textul, împărțiți-l în capitole, paragrafe, paragrafe - în caz contrar mesajul lung este greu de perceput. Dacă informația este dată de o piesă continuă, atunci pe a doua linie persoana începe să piardă interesul pentru ea. Formula ideală pentru compilarea unor scrisori mari pe Internet arată astfel: un singur gând este un paragraf. De asemenea, este important să evitați frazele complexe și frazele neclare. Pentru a răspunde rapid la scrisoarea dvs., o persoană ar trebui să poată înțelege încă de la prima oară ce vrea cu adevărat de la el.
CUM ESTE MAI BUNĂ SĂ ABORDĂȚI?
Dacă răspundeți la scrisoare, este suficient să indicați în final numele și prenumele. Dacă inițiați corespondența, indicați în plus poziția și numărul de telefon de contact. Folosind la începutul scrisorii apelul "Dragă ...", nu încheie cu fraza "Cu credincioșie". Scrieți: "Cu respect" sau "Cu stimă". Obțineți mai multe tipuri de semnături în mailer și folosiți-le în funcție de situație.
PE CÂMPUL DE VACANȚĂ.
• Potrivit companiei de cercetare Radicati, 183 miliarde de scrisori de internet sunt trimise zilnic în lume, adică mai mult de 2 milioane de scrisori pe secundă.
• Kaspersky Lab, un producător bine cunoscut al sistemelor anti-spam, a estimat că 80% din toate mesajele trimise într-o zi sunt spam.
• Potrivit agenției Gallup Media, din cei 70 de milioane de utilizatori înregistrați ai sistemului poștal mail.ru, aproape 8 milioane verifică zilnic căsuța poștală.
• Majoritatea spam-urilor sunt trimise din SUA, Rusia și Polonia.
• Cele mai frecvente subiecte de publicitate neautorizată, care sunt trimise prin poștă, sunt medicamente și cunoștințe.